Feedback is een cadeautje
Het geeft je kans om van een ontevredenheid een tevredenheid te maken.
Welke associatie heb jij bij het woord ‘feedback’?
Voor veel mensen heeft het woord feedback een negatieve lading. Het betekent dat je iets niet goed doet, tenminste, zo denk jij er misschien over. Toch is feedback eigenlijk een cadeautje en helpt je bij je persoonlijke ontwikkeling. Jouw rol of functie maakt absoluut niets uit. Je kunt als leidinggevende feedback geven aan je medewerkers, maar als medewerker mag je ook feedback geven aan je leidinggevende, aan collega’s en zelfs aan cliënten. Thuis geef je regelmatig feedback aan partner, kinderen of ouders.
Feedback
Feedback is niets anders dan een boodschap over het gedrag of de prestaties van een ander. Wanneer je samenwerkt is feedback onmisbaar, je stuurt elkaar bij door te reageren op gedrag of prestaties. Dit geeft je een kans om jezelf en de ander te verbeteren, de prestaties binnen het team gaan omhoog en dat komt weer ten goede aan de kwaliteit en de motivatie.
Waarom we feedback geven zo spannend vinden
Iemand in je directe omgeving vertoont gedrag dat jij graag anders zou willen zien. Dit kan variëren van relatief simpele dingen, zoals nooit de kopjes in de vaatwasser zetten, tot meer persoonlijke en dus moeilijkere zaken, zoals bijvoorbeeld een collega die onfris ruikt.
De feedbackgever stelt zichzelf vooraf de volgende vragen:
- is het normaal dat ik me aan dit gedrag erger,
- loop ik het risico dat mijn collega boos wordt,
- wat is nou precies verkeerd,
- heb ik het wel goed gezien,
- waarom wil ik hier iets van zeggen,
- wat wil ik ermee bereiken,
- zit het onze samenwerking in de weg? Omdat we het moeilijk vinden en vaak niet weten hoe we dit soort gesprekken moeten aanpakken, laten we het achterwege. We bespreken het wel met andere collega’s en voor je het weet, ontstaat een negatieve sfeer met alle gevolgen van dien. Of iemand probeert er wat van te zeggen, maar doet dit op een ongepaste manier waardoor weerstand ontstaat.
Feedback geven vergt voorbereiding
Feedback geef je alleen op ZELF geconstateerd, gezien of gehoord gedrag! Je geeft nooit feedback op de persoon zelf, maar op zijn gedrag of prestaties. Feedback geef je altijd vanuit de ik-boodschap. Het effect op de ander vanuit een ‘ik’ boodschap is, ‘ik zou het graag anders zien’. Geef nooit feedback namens meerdere personen. Bijvoorbeeld: ‘Wij vinden het heel vervelend, dat jij nooit je bureau opruimt’. Dit is een aanval naar de ontvanger en het komt over alsof er onderling over gepraat is. Als je je feedback vanuit de jij-boodschap formuleert, dan ervaart de ander het als ‘jij doet iets fout’, een aanval.
Voorbeeld: je stoort je aan het gedrag van een collega die een paar keer te laat is gekomen. Hier wil je wat van zeggen; let op het verschil tussen de jij- en de ik-boodschap.
Jij-boodschap: ‘Jij komt altijd te laat!’
Ik-boodschap: ‘Ik heb gisteren op je moeten wachten.’
Bij de jij-boodschap is de kans op weerstand erg groot; de ontvanger van de feedback voelt zich aangevallen en zal direct reageren en niet meer willen luisteren. Het gevolg is een negatieve of gespannen sfeer. Dit heeft te maken met de jij-vorm, maar ook met het woord altijd. Gebruik bij feedback- geven nooit woorden zoals altijd, overal en nooit. Wees zo concreet mogelijk. Met de ik-boodschap bereik je veel meer, mits je ook het effect op jou benoemt én vraagt om een aanpassing. Gebruik hiervoor de GEIN methode.
Volgens de GEIN methode is de feedback-procedure als volgt:
G = Gedrag Feedback geef je op gedrag, niet op de persoon
E = Effect welk effect heeft dit gedrag op mij als persoon
I = Ik Feedback geef je vanuit de IK-persoon
N = Nu Feedback geef je zo snel mogelijk, in het nu, en concreet.
‘Ik heb gisteren op je moeten wachten (Gedrag + Ik) en daardoor heb ik een afspraak gemist (Effect). Wil je zorgen dat je morgen op tijd bent? (Nu)’.
Stel hierna een vraag. Bijvoorbeeld: ‘Begrijp je wat ik bedoel’, of: ‘wil je hier in het vervolg op letten?’
De ontvanger zal zich niet aangevallen voelen en positief reageren. Nu is het in feite klaar. Jij hebt feedback gegeven en je gaat over tot de orde van de dag. Feedback geven kost niet zoveel tijd. Het is niet de bedoeling om ellenlange gesprekken te voeren. Pas wanneer de feedback niet helpt en het gedrag herhaaldelijk voorkomt, ga in je gesprek met elkaar. Geef de feedback wel zo snel mogelijk (N) nadat je zelf het gedrag hebt geconstateerd; wacht je te lang dan is het effect weg en moet men zelfs nadenken waar het ook weer over ging.
Feedback ontvangen
Feedback geven is spannend en vraagt om een goede woordkeuze. Het is niet bedoeld om een ander te kwetsen, je draagt juist bij aan de persoonlijke groei van een ander. Krijg jij feedback? Reageer dan met dank je wel. Het is tenslotte bedoeld om elkaar te helpen.
Thalita Smit
Leiderschaptrainer
Smit en Cornelder Mens- en organisatieontwikkeling